挑戰
董事會資料動輒數百頁且高度機敏，傳統紙本作業需大量印製裝訂、會中翻閱困難、會後還需安全銷毀，既耗費資源又存在資安隱憂。
解決方案
導入 Jamf Pro 管理 iPad，搭配 ZTNA 零信任架構將會議文件存放於內部伺服器，董事透過 iPad 流暢瀏覽並以 Apple Pencil 即時註記，打造安全高效的數位會議體驗。
成果
董事會全面數位化，每年節省可觀的紙張與印刷成本，會議效率與閱讀體驗大幅提升，機敏資料全程受控零外流，完全符合 ESG 永續目標。
背景
臺灣某證券投資信託公司長期以來採用傳統紙本方式召開董事會。每次會議資料動輒數百頁，涵蓋基金績效報告、投資組合分析、法規遵循文件等高度機敏內容，從印製、裝訂、配送到會後銷毀，整個流程既繁瑣又存在資安風險，亟需數位轉型。
面臨的挑戰
- 印製裝訂耗時費力：每次董事會需為每位董事印製數百頁文件，再進行專業裝訂與安全配送
- 會議中翻閱不便：厚重的紙本資料難以快速定位特定章節，影響討論效率
- 機敏資料外洩風險：紙本文件在傳遞過程中存在遺失或外流的隱憂
- 會後銷毀作業負擔：所有資料於會議結束後需進行安全銷毀，增加人力與時間成本
- 不符永續目標：大量紙張消耗與廢棄物產生，與企業 ESG 承諾相悖
解決方案
可立可基於 Jamf Pro 與 iPad 設計了一套完整的無紙化董事會方案：
Jamf Pro 裝置管理
- 會議前預先設定好所有必要應用程式
- 自動套用安全政策，限制未授權資料傳輸
- IT 人員可遠端管理與監控裝置狀態
ZTNA 零信任文件存取
- 會議文件僅存放於公司內部伺服器，不落地儲存
- 董事透過加密連線存取，會後自動撤銷權限
- 完整稽核軌跡，所有存取行為皆可追溯
iPad + Apple Pencil 會議體驗
- 觸控滑動流暢瀏覽數百頁財務報告
- Apple Pencil 即時註記、畫重點
- 搜尋功能快速定位特定內容
- 分割畫面同時比對多份文件
簡化工作流程
- 會議前上傳文件、自動通知董事
- 臨時修改可即時更新，無需重印
- 完全省去印刷、裝訂、配送、銷毀作業
成果
- 成本大幅降低：每年節省可觀的紙張與印刷費用
- 資安全面提升：ZTNA 架構確保機敏資料零外流
- 效率顯著提升：董事輕鬆搜尋、瀏覽、註記文件
- 落實永續承諾：完全無紙化，符合 ESG 目標
- 使用體驗升級：iPad 流暢操作獲董事一致好評
可立可是臺灣唯一同時具備 Jamf MSP 與 Elite Partner 雙重資格的夥伴，提供 Apple 裝置完整的企業管理與資安解決方案。無論是裝置部署、應用程式管理、資安防護或合規需求，我們都能提供專業的諮詢與導入服務。